TUGAS
PENANGANAN DAN PEMELIHARAAN DOKUMEN
DISUSUN OLEH
SITI PUTRIE ZULAIKHA
SEKOLAH MENENGAH K EJURUAN NEGERI 1 TARAKAN
KOMPETENSI KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
TAHUN 2017
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb
Puji syukur saya
ucapkan kehadirat Allah Swt. yang telah
memberikan rahmat dan hidayah, serta kita dapat menyelesaikan tugas yang telah
diberikan oleh guru saya tentang “PENANGANAN DAN PEMELIHARAAN DOKUMEN”.
Saya selaku
penulis juga tidak lupa untuk berterima kasih kepada guru pembimbing saya yang
telah banyak memberi masukan selama proses pembelejaran.
Semoga yang saya
kerjakan ini dapat bermanfaat bagi kita semua, khususnya yang ingin mengetahui
tentang “PENANGANAN DAN PEMELIHARAAN DOKUMEN”.
Tarakan, 14 Agustus 2017
Penyusun
Siti Putrie Zulaikha
DAFTAR ISI
Halaman Judul...................................................................................................... i
Kata Pengantar..................................................................................................... ii
Daftar Isi................................................................................................................. iii
Penjelasan Awal Penangan dan Pemeliharaan Dokumen...................... 1
1.
Cara Penangan Dokumen Administrasi
Kepegawaian.......................... 2
2.
Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian............................ 3
3.
Peraturan Cara Penanganan Pemeliharaan Dokumen
Administrasi Kepegawaian............................................................................................................ 5
Daftar Pustaka....................................................................................................... 6
Penangangan dan Pemeliharaan Dokumen
A.
Penjelasan Awal Penangan dan Pemeliharaan Dokumen
Dalam peraturan Kepala BKN Nomor 18 Tahun
2011, tanggal 18 Juli 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai
Negeri Sipil, diuraikan mengenai peraturan yang menjadi pedoman bagi Instansi
Pusat maupun Daerah.
Pedoman ini digunakan dalam pengelolaan tata
naskah kepegawaian PNS, baik dalam bentuk dokumen fisik maupun image document.
Tujuannya agar dapat terwujud sistem informasi kepegawaian yang terintegrasi
secara nasional.
Tata naskah kepegawaian PNS menurut pedoman
ini adalah sistem penyimpanan dan pengelolaan dokumen kepegawaian sejak
diangkat sebagai calon PNS / PNS hingga mencapai batas usia pensiun, yang
berupa surat – surat keputusan yang ditetapkan oleh pejabat yang berwenang di
bidang kepegawaian.
Pengelolaan dokumen kepegawaian yang baik dan
optimal dapat memudahkan proses peremajaan data kepegawaian yang tersimpan
secara elektronik dalam database kepegawaian, sehingga didapatkan kecocokan
data antara dokumen fisik dengan data elektronik.
Seorang pegawai administrasi harus dapat
menangani dokumen dari berbagai jenis arsip kepegawaian PNS dengan baik.
Penanganan dokumen tersebut pada dasarnya hampir sama seperti penanganan
dokumen lain pada umumnya. Yang membedakan adalah pencatatan berbagai dokumen
tersebut pada buku arsip masing-masing.
Pada umumnya penanganan dokumen dibagi dalam 3
bagian yakni:
1. Pengurusan/Penanganan Dokumen
2. Penyimpanan dan Penataan Arsip Dokumen
3. Penemuan kembali dan Peminjaman Arsip
Dokumen
Penyimpanan dan penemuan kembali arsip dokumen
kepegawaian sama prosesnya dengan dokumen lainnya. Hanya saja, untuk pengurusan
dan penanganan dokumen kepegawaian yang membedakan adalah pada buku pencatatan
masing-masing dokumen arsip kepegawaian.
Buku pencatatan arsip yang digunakan dalam hal
ini disebut juga buku penjaga administrasi kepegawaian. Adapun buku pencatatan
arsip tersebut terdiri dari:
1.
Daftar Kepemilikan Kartu Tunjangan Pensiun
(TASPEN)
2.
Daftar Nama Pejabat Struktural
3.
Daftar Nama Pejabat Fungsional
4.
Daftar Cuti Pegawai Negeri Sipil
5.
Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat (KP) Pegawai
NegeriSipil (PNS)
6.
Buku
Penjagaan Kenaikan Gaji Berkala (KGB) Pegawai Negeri Sipil (PNS)
7.
Daftar
Kepemilikan Kartu Istri / Suami (KARIS / KARSU)
8.
Daftar
Kepemilikan Kartu Pegawai Negeri Sipil (KARPEG)
9.
Daftar
Kepemilikan Kartu Asuransi Kesehatan (ASKES)
10. Daftar
Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai Negeri Sipil (PNS) Daerah
11. Buku Catatan Pensiun dan Realisasinya
12. Buku Catatan Pelanggaran Disiplin Pegawai
Negeri Sipil (PNS)
13.
Buku
Daftar Pegawai yang Mengikuti Diklat
14. Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas
Belajar
15. Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas -
Tugas Lainnya
16. Buku Induk Pegawai Negeri Sipil (PNS)
Bentuk format dari masing - masing buku
penjaga administrasi kepegawaian dapat dibuat menyesuaikan dokumen yang akan
dicatat pada buku tersebut. Format yang dibuat mengikuti informasi yang
terdapat pada masing-masing dokumen kepegawaian.
1.
Cara Penanganan Dokumen Adminsitrasi
Kepegawaian
Penanganan dokumen administrasi kepegawaian
dapat dilakukan sebagai berikut :
a.
Menghimpun : Menghimpun merupakan kegiatan
mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan untuk keperluan tertentu
yang tadinya masih belum di klasifikasikan penghimpunannya.
b.
Mencatat : mencatat merupakan kegiatan
membubuhkan berbagai keterangan tertulis pada dokumen yang masih dianggap
penting agar tulisan dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
c.
Mengolah : mengolah adalah macam-macam
kegiatan dengan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan maksud yang
lebih bermanfaat.
d.
Menggandakan : menggandakan merupakan
kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara tertentu sebanyak jumlah tertentu
yang diinginkan.
e.
Mengirim : kegiatan menyampaikan dokumen ke
pihak lain dengan menggunakan alat dan perantara.
f.
Menyimpan : kegiatan menyimpan data dan
dokumen tertentu di tempat tertentu dengan tujuan agar dokumen dapat terjaga
semaksimal mungkin, dan bisa digunakan suatu saat jika diperlukan.
2.
Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian
a.
Data Fisik
Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya
adalah penyimpanan dokumen atau file berupa kertas, surat, gambar, patung dan
lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut arsip, yaitu
menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dan diberi
label tertentu.
b.
Data Digital
Penyimpanan dokumen berupa data digital
merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa data computer atau hasil
scanning dari file data fisik.
Berikut ini beberapa kelebihan dari sistem
data digital yang menjadi pertimbangan untuk memilih data digital sebagai
pilihan dalam penyelesaian permasalahan tersebut karena:
1.
Sistem data digital memberikan kemudahan
dalam proses penyimpanan, pencarian kembali dan penyajian informasi yang
dibutuhkan. Kemudahan dari sistem data digital disebabkan karena sebagian
proses pengolahan data dapat dilakukan oleh system komputer yang akan dibangun.
2.
Ruang tempat penyimpanan data digital tidak
membutuhkan banyak tempat, karena data digital dapat disimpan pada hardisk,
Removeable, dan dalam bentuk Compact Disk. Berbeda dengan data konvensional
semakin ditambah datanya maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.
3.
Data
digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan
setiap saat sesuai kebutuhan. Bila terjadi kerusakan data maka data pada
back-up yang masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Jika pada data
konvensional jika dilakukan back-up data akan berakibat penambahan ruang tempat
penyimpanan data.
4.
Data
digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada penelitin
ini pengelolaan data digital mempergunakan manajemen folder. Pada proses
manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem yang akan
dibangun.
5.
Memberikan kemudahan akses terhadap data
digital, penggunaan yang fleksible dan kemudahan distribusi data digital jika
diperlukan. Dengan adanya berbagai kemudahan dari pengelolaan data digital
tersebut perlu diperhatikan masalah hak cipta dan hak kepemilikan materi
digital. Setiap materi digital yang menjadi bagian dari distribusi elektronik
bersifat rentan terhadap pengkopian dan pendistribusian oleh orang-orang yang
tidak bertanggung jawab terhadap penggunaan data digital. Perlindungan hak
cipta dan sebagai autentikasi data digital dengan mempergunakan teknik hidden
message (steganografi). Steganografi adalah suatu teknik yang mengijinkan para
pengguna untuk menyembunyikan suatu pesan didalam pesan yang lain secara kasat
mata tidak merubah bentuk data digitalnya. Dengan steganografi dimungkinkan
untuk menyembunyikan informasi hak cipta seperti identitas seorang pengarang,
tanggal ciptaan, dan lainlain. Steganografi adalah suatu cara
menyisipkan/menyembunyikan informasi kedalam berbagai macam variasi jenis
dokumen seperti: gambar, audio , video, text atau file biner.
3.
PERATURAN CARA PENANGANAN PEMELIHARAAN
DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
1.
Biasakan menyimpan dokumen mengenai
kepegawaian dalam tempat khusus.
2.
Aturlah letak penyimpanan dokumen sesuai
kronologis tanggal tahun atau sesuai masalahnya.
3.
Jangan gunakan dokumen ada ditempat aman.
4.
Pastikan dokumen ada ditempat aman.
5.
Jauhkan dari air, minyak dan panas matahari.
6.
Taburkan kamper atau beri butir penyerap air
(slice gel) dalamrak/lemari.
7.
Bolak balikkan dokumen setiap 3 bulan sekali diruang
terbuka agar tidak lembab/lengket.
8.
Hindari sesering mungkin mengfotocopy dokumen
karna memperpendek umur dokumen
9. Bila terpaksa mengambil dokumen anda untuk
keperluan tertentu, pastikan memberi penanda ditempatnya.
10. Dokumen dibuat dalam bentuk digital agar
salinannya juga aman denganmenggunakan scanner.
DAFTAR PUSTAKA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar